NedTrain

Ontwikkeling werkinstructies en kennisbouwstenen

Klant

Al 150 jaar actief met treinen

NedTrain onderhoudt en herstelt al meer dan 150 jaar treinen. Naast korte termijn onderhoud biedt NedTrain ook servicebeurten. Hierbij worden kleine reparaties uitgevoerd. Verder wordt interieur en exterieur gereinigd en graffiti verwijderd.

NedTrain verzorgt voor de grootste klant, NS, tevens lange termijn revisie van componenten, zoals dieselmotoren. Modernisering van treininterieurs en installatie van veiligheidssystemen behoren ook tot de mogelijkheden. NedTrain werkt daarbij samen met treinfabrikanten, toeleveranciers en kennisinstituten.

Vraag

Ontwikkelen werkinstructies en kennisbouwstenen

DCT heeft ons gevraagd voor het onderhoudsbedrijf van NedTrain in Leidschendam:

  • bestaande werkinstructies te verbeteren en aan te vullen
  • kennisbouwstenen te ontwikkelen
  • de ontwikkelde materialen in XML te zetten (voor het nieuwe webbased systeem).

DCT en NedTrain

DCT is partner van NedTrain op het gebied van informatie- en kennis­management. Hun specialisten houden zich bezig met het beschrijven, onderhouden, ontsluiten en overdragen van informatie en kennis. Op een professioneel niveau en binnen diverse marktsectoren zoals maakindustrie, procesindustrie, logistiek, farmacie en energie.

In het kader van informatiemanagement en opleidingsbeleid heeft NedTrain DCT opdracht gegeven om binnen NedTrain een nieuw webbased systeem (via XML) op te zetten. Op deze manier zou de aanwezige kennis van ervaren medewerkers geborgd worden en zouden alle medewerkers snel en eenvoudig toegang konden krijgen tot up-to-date werkinstructies en kennisbouwstenen.

Aanpak

Opsplitsing naar twee projecten

We hebben ervoor gekozen de vraag als twee afzonderlijke projecten te zien. De te ontwikkelen werkinstructies en kennisbouwstenen hadden namelijk betrekking op twee materieeltypen: 

  • SGMM (Sprinters)

  • DDAR (Dubbeldekkers)

Deze materieeltypen verschillen van elkaar in meerdere opzichten: andere onderdelen, andere techniek, andere informatie en andere monteurs.

Aanpak

Onze aanpak bij beide projecten was als volgt:

1.       Bespreken format en randvoorwaarden

Met DCT en de opleidingsmanager van NedTrain is besproken hoe het nieuwe format van de werkinstructies en kennisbouwstenen eruit zou gaan zien. Er is uiteindelijk een lijst met te ontwikkelen werkinstructies en kennisbouwstenen vastgesteld. Er werden hierbij een aantal voorwaarden gesteld:

A. Kortere werkinstructies

In de werkinstructies staat regelmatig ‘achtergrondkennis’ vermeld. Dit is kennis die wel interessant en relevant is, maar niet per se noodzakelijk voor het uitvoeren van de specifieke taak. NedTrain wilde deze achtergrondinformatie graag verplaatst hebben naar kennisbouwstenen. Zo zouden de werkinstructies een stuk korter kunnen worden en daarmee beter hanteerbaar voor de monteurs. Via XML zouden beide documenten eenvoudig aan elkaar gelinkt kunnen worden.

B. Onderwijskundig verantwoorde instructies

De nieuw te ontwikkelen documenten moesten onderwijskundig verantwoord zijn.

C. Meer visuele ondersteuning

Bij de nieuw te ontwikkelen documenten moest er meer gebruik worden gemaakt van visuele ondersteuning (foto’s en tekeningen).

2.       Uitvoeren gap-analyse

We hebben een gap-analyse uitgevoerd om de bestaande en de gewenste situatie in kaart te brengen. Hierdoor werd op hoofdlijnen duidelijk welke informatie al was vastgelegd in werkinstructies en welke informatie ontbrak. In enkele gesprekken met de opleidingsmanager, praktijkinstructeurs en monteurs is dit verder verfijnd.

3.       Ontwikkelen werkinstructies en kennisbouwstenen

Bij het ontwikkelen van de nieuwe werkinstructies en kennisbouwstenen hebben wij gebruikgemaakt van de reeds aanwezige informatie. We hebben dit oude materiaal doorgenomen met de praktijkopleiders en monteurs (inhoudsdeskundigen). Onjuistheden en onvolledigheden kwamen op deze manier aan het licht. We hebben dit zoveel mogelijk tijdens de reguliere werkzaamheden gedaan. Dit was een efficiënte manier van werken en de monteurs werden hierdoor niet onnodig belast.

4.       Concept- en feedbackrondes

Zodra de inhoud vaststond, hebben wij met behulp van het programma XML Mind deze vastgelegd in XML. We voorzagen de opleidingsmanager regelmatig van een serie concepten. Hierop kon hij feedback leveren, of enkele openstaande vragen beantwoorden.

5.       Definitieve goedkeuring en oplevering

Na verwerking van de laatste feedback hebben we de definitieve werkinstructies en kennisbouwstenen opgeleverd.

Resultaat

XML werkinstructies en kennisbouwstenen

Het resultaat is een serie werkinstructies en kennisbouwstenen in XML voor zowel de sprinters als de dubbeldekkers. Zowel de werkinstructies als de kennisbouwstenen zijn ontwikkeld in XML Mind.

1.       Werkinstructies

De werkinstructies bevatten alle kennis en vaardigheden die een monteur nodig heeft om zijn taak uit te voeren.

2.       Kennisbouwstenen

De kennisbouwstenen geven de operator meer achtergrondinformatie. Hierbij kun je denken aan het doel van de taak, eisen aan het resultaat, problemen die veel voorkomen, problemen met een hoog afbreukrisico, etc.