VAPRO

Interim teamleider afdeling Examinering

VAPRO

Klant

Dé opleider in de procesindustrie

VAPRO is een internationaal opererende organisatie die bedrijven en opleiders oplossingen aanreikt voor het verhogen van het performanceniveau van operators en technici. Organisaties en opleidingsinstellingen kunnen bij VAPRO terecht voor maatwerk om hun personeelsontwikkeling verder vorm te geven. Zodoende helpt VAPRO organisaties en mensen beter te presteren.

VAPRO zet al bijna 60 jaar de toon als het gaat over hoogwaardig opgeleid vakpersoneel in de industrie. VAPRO_1Honderdtwintig gedreven professionals en tientallen docenten en trainers werken dagelijks aan oplossingen voor haar klanten. VAPRO is marktleider in Nederland en heeft daarnaast vestigingen in België, Roemenië, China. Ook voert VAPRO opdrachten uit op veel andere plaatsen in de wereld.

Vraag

Optimaliseren team en aansturen van de afdeling

VAPRO staat voor een forse uitdaging met het team Examinering. Met het vertrek van de huidige teamleider heeft VAPRO een vacature uitgezet om een nieuwe teamleider te werven. De verwachting was dat deze niet onmiddellijk ingevuld zou kunnen worden, vanwege de zomerperiode. VAPRO heeft Kusoma daarom gevraagd deze functie in de tussentijd op interim-basis te vervullen, in de persoon van Sietske de Pont. Zo had VAPRO de gelegenheid om zorgvuldig te zoeken naar een nieuwe vaste teamleider, terwijl de lopende werkzaamheden gewoon konden doorgaan:

    VAPRO_4

  • team optimaliseren (inclusief ontslag en selectie);
  • aansturen van de afdeling Examinering;
  • examinering vanuit beleid en visie inrichten;
  • huidige processen en producten onder de loep nemen en optimaliseren;
  • implementeren van de nieuwe producten en processen.
Aanpak

Teamleiding, implementatie van verbeterplannen en overige werkzaamheden

Alle werkzaamheden die ik heb verricht, zijn terug te brengen tot 3 hoofdactiviteiten: teamleiding, implementatie van verbeterplannen en overige werkzaamheden. Hieronder licht ik per activiteit toe wat ik heb gedaan.

Teamleiding

Allereerst heb ik korte individuele kennismakingsgesprekken gevoerd met alle medewerkers van de afdeling Examinering (7 personen). Een aantal medewerkers werkte al jarenlang bij VAPRO, anderen slechts enkele maanden. Er bleek nog geen sprake te zijn van een hecht team, wel van een eilandcultuur: veel specifieke werkzaamheden lagen bij één persoon. Ik heb daarom in goed overleg met alle medewerkers een overzicht gemaakt van alle werkzaamheden binnen de afdeling en per taak aangegeven wie hiervoor (hoofd)uitvoerder was en wie back-up. Dit zorgde onderling voor inzicht en overzicht en zorgde ervoor dat bedrijfsprocessen soepel konden blijven verlopen, ook bij ziekte of vakantie. Ik heb de werkzaamheden van de afdeling gecoördineerd en medewerkers hierbij gecoacht en ondersteund.

VAPRO_3Ik heb het tweewekelijkse afdelingsoverleg voorbereid en voorgezeten. Ik heb afspraken- en functioneringsgesprekken gevoerd, maar ook ontslaggesprekken en selectiegesprekken.

Ten behoeve het maandelijkse teamleidersoverleg heb ik maandelijks informatie aangeleverd met betrekking tot relevante kpi’s: het aantal afgenomen toetsen, aantal klachten, aantal gecertificeerde examinatoren en het percentage examens dat binnen de gestelde termijn was nagekeken.

Implementatie van verbeterplannen

Omdat bepaalde zaken op gebied van opleiden en examineren volgens de inspectie niet voldoende op orde waren, had VAPRO in het voorjaar verbeterplannen opgesteld. Deze waren goedgekeurd door de inspectie, maar moesten nog wel tot uitvoering gebracht worden. Hierin speelde ik een belangrijke rol, en stemde ik de werkzaamheden nauw af met de teamleiders van de afdeling Opleidingen en Compliance. Belangrijke onderwerpen hierbinnen waren het optimaliseren van de bestaande examencommissies en invulling van de nieuw ingerichte vaststellingscommissies. Ik heb hiervoor contact gehad met de diverse commissieleden en relevante scholing geselecteerd.

Andere onderwerpen in dit kader hadden betrekking op de OER-en en het handboek examinering, examinatorenbeleid, examenprocessen en diplomaformats.

Overige werkzaamheden

Als teamleider was ik het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van de afdeling Examinering. In de dynamische periode dat ik er was, kreeg ik daarom te maken met uiteenlopende issues: van ontbrekende stukken die vereist waren voor uitgifte van een diploma tot mogelijke fraude, van klachten rond digitale examens tot vermeende fouten in examenopgaven. In deze gevallen moest ik snel schakelen en bepalen hoe we de kwesties zouden oplossen.

Verder heb ik beslissingen genomen en gecommuniceerd met betrekking tot onder andere vergoedingen voor toezichthouders en examinatoren, vrijstellingenbeleid, waardedocumenten en generieke vakken. Ook heb ik namens de examencommissie van VAPRO diploma’s en certificaten ondertekend. Ik heb contact onderhouden met partners en toeleveranciers, altijd met een commercieel en praktisch oog. Zo heb ik er bijvoorbeeld voor gezorgd dat er een nakijkscanner werd aangeschaft om multiple choice-toetsen snel na te kijken, wat in korte tijd een significante tijdbesparing oplevert. Tenslotte heb ik acties in gang gezet om bestaande examens inhoudelijk te laten controleren en te verbeteren.

Resultaat

Sturen op continuïteit op basis van vertrouwen

Hoewel de afdeling Examinering in een turbulente periode verkeerde, heb ik het vertrouwen gekregen van de teamleden én kunnen geven. Ondanks de wisselingen in de samenstelling van het team heb ik de continuïteit van de examenprocessen en implementatie van de verbeterplannen kunnen waarborgen. Ik heb alles uiteindelijk in een compleet overdrachtsdocument vastgelegd, zodat de nieuwe teamleider direct verder kon waar ik was gebleven.

Een collega-teamleider binnen VAPRO over mij: “Je bent een echte peoplemanager. Je pikt signalen van het team goed op en geef ruimte aan medewerkers. Je bent helder in afspraken en in je communicatie, wat rust en vertrouwen geeft. In het geval van issues blijf je rustig en schakel je snel naar mogelijkheden om zaken op te lossen. Kortom: een ware teamleider!”

VAPRO_2

 

Contact

E-mail: info@kusoma.nl
Sietske: 06-41010478

Visit Us On TwitterVisit Us On FacebookVisit Us On Linkedin